Palvelutapahtuminen kirjaaminen

Video-ohje: palvelutapahtumien kirjaaminen

Kun asiakkaan päätös on aktivoitu, voit syöttää palvelutapahtumia. Päätöksen myöntävä organisaatio määrittää, monenko päivän kuluessa toteutuneesta palvelutapahtumasta kirjaus on tehtävä.

Kirjaudu portaaliin ja sen Asiakkaat-sivulle. Valitse tarvittaessa oikea organisaatio ja klikkaa palvelun nimeä, jolloin sen alle listautuvat kaikki aktivoimasi asiakkaat. Kun seteli on käytetty loppuun, saat sen näkyviin valitsemalla Näytä vanhat asiakkaat/setelit. Vanhalle setelille saa annettua hoitopalautteen ja sen saa laskutettua normaalisti, vaikka se näkyy asiakaslistauksessa harmaana.

Klikkaa sen asiakkaan päätöksen numeroa, jonka tiedot haluat avata. Tästä avautuu kyseisen päätöksen tiedot.

Palvelusta riippuen palvelutapahtuma joko kirjataan riville tai muodostetaan automaattisesti hoitopalautteen perusteella.

Palvelutapahtuman kirjaaminen riville

Tapahtumat-otsikon alla näkyy rivejä palvelutapahtuman kirjaamista varten. Mikäli et näe palvelutapahtuman kirjausrivejä, tarkista käyttäjähallinnasta, että sinulla on hoidolliset oikeudet kyseiseen palveluun.

Kirjoita riville asiakkaan palvelutapahtuma, kukin tapahtuma omalle rivilleen. Kirjoita Pvm-sarakkeeseen palvelutapahtuman päivämäärä tai jakso. Valitse Palvelu-kentän alanuolen valikosta toteutunut palvelu, kirjoita palvelun Määrä palvelun yksikön mukaisesti (esim. vuorokausien määrä), valitse valikosta palvelutapahtuman toimipiste jos päätöksellä on useampia toimipisteitä, sekä täytä mahdolliset muut tarvittavat tiedot.

Rivitiedot tallennettuasi, valitse painike: Tallenna muutokset. Tämän jälkeen rivin oikeaan reunaan tulee palvelutapahtumatietojen muokkaus -pikakuvake:

Mikäli haluat myöhemmin muokata tapahtumatietoja, valitse palvelutapahtumatietojen muokkaus -pikakuvake. Tee tarvittavat muutokset ja valitse rivien alapuolelta painike: Tallenna muutokset. Palvelutapahtuma on muokattavissa kirjausajan puitteissa.

Kun olet valinnut muokkaus-pikakuvakkeen, etkä ole vielä tallentanut, pikakuvake vaihtuu poisto-pikakuvakkeeksi:

Valitse poisto-pikakuvake, kun haluat poistaa tallentamasi palvelutapahtumarivin.

Sivulla näytetään oletusarvoisesti ainoastaan laskuttamatta olevat tapahtumat. Saat laskutetut tapahtumat näkyviin valitsemalla Laskutettu -välilehden.

Palvelutapahtuman muodostaminen hoitopalautteen perusteella

Joissain palveluissa palvelutapahtumaa ei kirjata riville, vaan se muodostuu hoitopalautteen perusteella. Tapahtumat-otsikon alla näkyy myöntävän organisaation kirjoittama ohjeteksti palvelutapahtuman ja hoitopalautteen kirjaamiseen liittyen. Ohje on palvelusetelipalvelukohtainen:

Klikkaa Uusi hoitopalaute -linkkiä ja täytä tiedot. Jos et pysty täyttämään kaikkia tietoja, voit tallentaa hoitopalautteen keskeneräisenä valitsemalla Tallenna muutokset lähettämättä lomaketta. Pääset myöhemmin muokkaamaan aloittamaasi palautetta. Kun hoitopalaute on valmis, valitse Hyväksy ja lähetä lomake. Hoitopalautteen lähettämisen jälkeen palautelomakkeen tietoja ei enää voi muokata. Palvelutapahtuma muodostuu palautteen lähettämisen yhteydessä automaattisesti:

Huomaa, että hoitopalautteen perusteella muodostettuja palvelutapahtumia ei pääse muokkaamaan.

Palvelutapahtuman muodostaminen kuukausiraportin perusteella

 Video-ohje: Kuukausiraportin kirjaaminen

Joissakin palveluissa, esimerkiksi palveluasumisessa, tapahtumien muodostaminen tapahtuu täyttämällä kuukausittain kuukausiraportti. Kuukausiraportin täyttämään pääsee samalla tavalla kuin palvelutapahtumien kirjaamiseen. Avaamalla haluamasi asiakkaan tiedot, pääset täyttämään kuukausiraportin. Asiakkaan tiedoissa näet jo aikaisemmin palautetut kuukausiraportit ja pääset täyttämään uuden raportin valitsemalla ”Uusi kuukausiraportti”.

Kuukausiraportille kirjataan asiakkaan poissaolojaksot raportointijakson aikana ja järjestelmä laskee kuukausiraportin perusteella automaattisesti, kuinka paljon palveluntuottaja pystyy laskuttamaan palvelun tilaavalta organisaatiolta. Mikäli raportointijakson aikana ei ole poissaoloja tai poikkeuksia, lähetetään raportti tyhjänä. Kuukausiraportin täyttäminen ja laskutussäännöt ovat palvelua myöntäjän organisaation päätettävissä, joten raportin täyttämisestä on olemassa usein erillinen ohje.