Vantaan kaupunki laajensi Effectorin käyttöä kesäkuun 2021 alussa ottamalla käyttöön Apuvälinepalvelut-moduulin. Kokonaisuudessaan vei kaksi kuukautta projektin aloituksesta siihen, että Apuvälinepalvelut-moduuli oli Vantaalla tuotantokäytössä. Miten projekti eteni?

Projekti aloitettiin huhtikuun alussa. Tässä yhteydessä alettiin valmistella järjestelmän taustoja ja työstää konversiotaulukoita. Prosessikuvaukset käytiin läpi, minkä pohjalta Vantaa pohti, mitä haluavat ottaa käyttöön. Pääkäyttäjät koulutettiin Polyconin toimesta toukokuun lopussa.

Vantaan käyttöönoton projektipäällikkö Kirsi Varonen kertoo, että Effector oli heille iso hyppäys nykyaikaan. Hän lisää, ettei kyseessä ollut pelkästään apuvälinetietojen siirtyminen järjestelmästä toiseen, vaan aivan uudella tavalla toimivan ohjelmiston haltuunotto päivittäisen työn rullatessa keskeytyksettä taustalla. ”Uuden ohjelmiston tarjoamat mahdollisuudet tuntuivat alkuun jopa pelottavilta, sillä monista näistä mahdollisuuksista ei oltu osattu edes käytännön työssä haaveilla vanhan ohjelmiston kohdalla”, Kirsi kuvailee.

Sitoutunut, nimetty projektiryhmä edisti käyttöönottoa

Käyttöönoton aikataulun ja sujumisen mahdollisti, että Vantaan projektiryhmälle oli varattu riittävästi aikaa projektin toteuttamiselle. Päivi Aaltonen toimi apuvälinepuolen projektityöntekijänä, ja hänestä kokonaisuus oli hyvin aikataulutettu. Kirsi täydentää, että yhteistyö Polyconin kanssa oli mutkatonta ja joustavaa. Vantaalla oli huomioitu, että projekti vaatii onnistuakseen monen eri osaajan yhteistyötä tietohallinnon, digitaalisten palveluiden ja apuvälinetyötä tekevien välillä.

Vantaan apuvälinetyöntekijät osallistuivat aktiivisesti kaikkiin Polyconin järjestämiin koulutussessioihin. Kirsi vastuupääkäyttäjänä hallitsi kokonaisuuden hyvin ja hänestä tuli merkittävä tuki muille pääkäyttäjille. Päivistä nämä edistivät onnistunutta käyttöönottoa. Kirsi ja Päivi kiittävät myös Polyconin projektipäällikön käytännön asiantuntemusta apuvälinealasta ja apuvälinetyöstä. ”Projektipäällikkö puhui samaa kieltä ohjelman loppukäyttäjien kanssa, jolloin Effectorin käyttöönotto ei jännittänyt niin paljoa”, Kirsi kertoo.

Yhteistyöllä onnistumisiin

Päivistä tulevien käyttäjien myönteisellä suhtautumisella uuteen järjestelmään oli suuri merkitys onnistumisen kannalta. Tärkeäksi koettiin myös se, että käytännön apuvälinetyötä tekeviä oli mukana projektissa heti alusta saakka. Kirsi kuvailee: ”He pystyivät antamaan käytännön toiminnan kannalta tärkeää näkökulmaa esim. ohjaustauluja rakennettaessa ja toimivat kullanarvoisena tukena muille käyttäjille ohjelmiston käyttöä harjoiteltaessa.”

Vantaalla osallistuminen kaikkiin koulutussessioihin oli aktiivista ja näitä pidettiin onnistuneina. Jo etukäteen tiedettiin, että loppukäyttäjien koulutusten järjestäminen ja aikatauluttaminen tulisi olemaan haastavaa. Tähän osattiin kuitenkin varautua etukäteen. ”Suurin osa ohjelmaa käyttävästä henkilökunnasta osasi käyttää ohjelmistoa ensipäivästä alkaen”, Kirsi iloitsee.

Kirsistä projektin aikana valkeni hyvin ohjelman toiminnan taustalla oleva teknisyys. ”Hyvä oppi oli varmasti juuri se, että tällaisissa projekteissa teknisen osaamisen, tietojärjestelmäosaamisen ja substanssiosaamisen vuoropuhelu on välttämätöntä hyvän lopputuloksen saavuttamiseksi. Tässä onnistuimme hyvin”, hän täydentää.

Mitä projekti opetti ja missä mennään nyt?

Kirsi neuvoo, että organisaatioiden on hyvä varautua siihen, miten paljon prosessien läpikäynti ja ohjaustaulukoiden rakentaminen vie aikaa. Tätä edistää se, että organisaatio saa jo etukäteen tietoon, mitä kaikkea tietoa ohjaustaulukot tulevat vaatimaan. Näin tiedot voidaan hankkia jo etukäteen.

”Loppukäyttäjät ja erityisesti apuvälinepalveluiden henkilöstö ovat olleet erittäin tyytyväisiä luotettavaan ja notkeaan järjestelmään”, Päivi kertoo. Käytöntuki ja apu ongelmatilanteissa on ollut hyvin saatavilla. Mahdolliset ongelmat on saatu ratkaistua nopeasti. Projektissa  yllätti ehkä eniten se, miten hyvin kokonaisuus toteutui suunnitellussa aikataulussa. ”Homma meni pitkälti sukkana sisään”, Kirsi tiivistää.

Käyttö on sujunut kesäkuun jälkeen erinomaisesti peruspäivittäistoiminnoissa. Tavoitteena oli, että käyttöönottopäivänä pystyttäisiin kätevästi siirtymään päivittäisessä lainaustoiminnassa järjestelmästä toiseen. Koska Effector tarjoaa paljon uutta vanhaan järjestelmään verrattuna, haluaa Vantaa tutustua uusiin ominaisuuksiin. Tällä hetkellä Vantaalla edistetään tilausten tekoa, Effector Mobilen käyttöä sekä eKirje-toiminnallisuuden käyttöönottoa. Kirsi uskoo, että Effectorilla on vielä paljon annettavaa Vantaan apuvälinepalveluille päivittäisten prosessien tehostumisen kannalta.