Sähköisten asiointitapojen käyttöönottoa ei kannata pelätä, mutta käyttö tulee suunnitella palvelupolku ja kokonaisprosessi huomioiden. Asiakaslähtöinen ja tietoturvallinen sähköinen asiointikanava tehostaa hyvinvointialueen hoitotarvikejakelua tuomalla kustannussäästöjä ja sujuvuutta prosessiin.
Hoitotarvikejakelu on ollut tänä vuonna paljon keskusteluissa, sillä hoitotarvikejakelun järjestämisvastuu siirtyi kunnilta hyvinvointialueille. Hoitotarvikejakelu on merkittävä hyvinvointialueen toiminto volyymiltaan, kustannuksiltaan ja asiakasmäärältään. Mediassa on keskusteltu viime aikoina paljon hoitotarvikejakelun asiakaslähtöisyydestä, puhelinpalvelun kuormituksesta sekä järjestelmien tietoturvasta. Effector Hoitotarvikejakelun kehityksessä nämä asiat ovat keskiössä.
Monella hyvinvointialueella digipalveluiden lisääminen on nähty mahdollistajana yhdenvertaisuuden ja saavutettavuuden tavoitteille. Tämän vuoksi yhä enemmän asiakkaiden yhteydenottoja siirretään sähköisiin kanaviin. Toimiva sähköinen asiointikanava on käyttäjäystävällinen ja se huomioi eri käyttäjäryhmät sekä täyttää saavutettavuusvaatimukset. Useat tutkimukset osoittavat, että suurimmalla osalla asiakkaista on kyky käyttää sähköistä asiointia, kunhan palvelun käyttö on ohjeistettu huolellisesti. Polyconin tuottama, loppuasiakkaille tarkoitettu sähköinen asiointikanava palse.fi-portaali mahdollistaa asiakkaalle sekä hänen puolesta-asioivalle omien hoitotarvikkeiden tarkastelun sekä asiakastilausten tekemisen huomioiden edellä mainitut seikat.
”Sähköinen asiointi mahdollistaa sen, että asiakas tai hänen puolesta-asioija voi tehdä tilauksen palse.fi-portaalissa minä päivänä mihin vuorokauden aikaan tahansa. Eloisan keskitetystä varastosta hoitotarvikkeet voidaan toimittaa asiakkaille eri puolelle Suomea, sillä yhtenä toimitustapana hyödynnetään Postin pakettilokerikkoja” Päivi Valkonen Etelä-Savon hyvinvointialueelta kertoo.
Effectorissa voidaan määritellä sähköiselle asiakastilaukselle valittavaksi eri toimitustapoja, kuten esimerkiksi erilaiset lokerikkoratkaisut tai palvelupisteet. Näin ollen asiakas voi tilausta tehdessään valita itselleen parhaiten sopivan toimitustavan hyvinvointialueen mahdollistamista. Sähköinen asiakastilaus on asiakkaalle intuitiivinen käyttää, minkä lisäksi asiakas voi tilata vain hänelle myönnettyjä hoitotarvikkeita määriteltyjen tilausrajoitusten (kertatilausrajoite, tuoteryhmäkohtaiset maksimimäärät) puitteissa. Asiakastilauksen yhteyteen asiakas voi kirjata vapaamuotoisen viestin halutessaan. Palse.fi-portaalin sähköinen asiointi kehittyy jatkuvasti ja seuraavaksi tavoitteena on mahdollistaa kaksisuuntainen vapaamuotoinen viestittely asiakkaan ja hoitotarvikepalvelun välillä.
Suoratoimitettavat hoitotarvikkeet tilattavaksi palse.fi-portaaliin
Jatkossa palse.fi-portaalin kautta asiakas tai hänen puolesta-asioija voi tilata saman sähköisen kanavan kautta kaikki maksuttomat hoitotarvikkeet, myös sellaiset, jotka hoitotarviketoimittaja toimittaa suoraan asiakkaalle. Tämä helpottaa asiakkaan palvelupolkua, sillä kaikki tarvittava tieto löytyy ja kaikki tilaukset tehdään samasta paikasta. Tämän kehityksen myötä myös hoitotarvikelähetteet eli hoitotarvikejakelusuunnitelmat ovat samassa paikassa Effectorissa ja hoitotarviketoimittajilta tulleet laskut saadaan kohdistettua suoraan tilauksiin tietoturvallisesti tilausnumeron perusteella. Mahdollisella ostolaskuliittymällä voidaan automatisoida näidenkin laskujen käsittelyprosessia. Effectorin raportoinnin avulla kaikki määrät ja kustannukset ovat raportoitavissa ja raporttien pohjalta voidaan seurata hoitotarvikekehityksen trendejä ja siten ennustaa tulevaisuuden kulutusmääriä.
Effector Mobile tukee liikkuvaa työtä
Effector Mobile tukee hoitotarvikejakelussa erityisesti liikkuvaa työtä, kuten asiakkaan luona tehtävää työtä ja kuljetuksia. Mobilen avulla voidaan esimerkiksi asiakkaan luona tarkastella ja tilata asiakkaalle myönnettyjä hoitotarvikkeita sekä kuitata tilaus toimitetuksi. Mobilea voidaan hyödyntää myös esimerkiksi tilauksen kuljetuksessa pakettilokerikkoon, jotta asiakkaalle saadaan toimitettua hoitotarvikkeiden noutoilmoitus.
Hoitotarvikejakelun keskittäminen tuo kustannussäästöjä ja muita etuja
Kasvava palvelutarve ja resurssien rajallisuus tuo painetta hoitotarvikejakelun keskittämiselle.
”Keskittämällä saatiin kustannussäästöjä sekä tehokkuutta, sillä työvaiheita saatiin vähennettyä ja täten siirrettyä työpanosta tarkoituksenmukaisiin töihin. Keskittäminen on mahdollistanut myös varastoinnin tarpeen vähentämisen sekä hävikin määrän pienentymisen. Etelä-Savon hyvinvointialueella hoitotarvikejakelun keskittämisen taustana on ollut ennen kaikkea asiakaslähtöisyys ja yhdenvertaisuus” Valkonen kuvailee.
Keski-Suomen hyvinvointialueen Jaana Piilonen nostaa samoja asioita keskiöön onnistuneessa hoitotarvikejakelun yhtenäistämisprojektissa.
”Effector Hoitotarvikejakelu auttaa yhdenmukaistamaan toimintaa sekä minimoimaan hukan syntymistä. Yhtenäistäminen ei tapahdu hetkessä ja se vaatii paljon suunnittelua. Yhtenäistämisessä tulee ottaa huomioon alueen eri kunnat ja niiden prosessit ja henkilökunnan tapa toimia. Keski-Suomen hyvinvointialueen yhtenäistäminen on pitänyt sisällään muun muassa myöntämisen kriteerien ja lähetekäytäntöjen päivittämistä, noutolokerikkojen sijaintien ja sijantikohtaisten noutoviestien suunnittelua, palveluaikojen yhdenmukaistamista sekä asiakastiedottamista” Piilonen kertoo.
Effector Hoitotarvikejakelulla on merkittäviä vaikutuksia myös potilasturvallisuuden näkökulmasta, sillä Effectorin raportointi tukee hoitotarvikkeiden jäljitettävyyttä esimerkiksi takaisinvetotilanteissa. Raporttia voidaan rajata tarvittavilla tekijöillä, kuten esimerkiksi jakelupäivämäärän, hoitotarvikkeen tai tarvittaessa eränumeron mukaan. Sen lisäksi Effectorin kautta saadaan lähetettyä asiakaskirje juuri oikeille henkilöille.
Integraatiot tukevat sujuvaa kokonaisprosessia
Sähköisten asiointitapojen käyttöönottoa ei kannata pelätä, mutta käyttö tulee suunnitella palvelupolku ja kokonaisprosessi huomioiden. Effectorista tehdyt lukuisat integraatiot, kuten integraatiot potilastieto-, ostolasku- ja varastonhallintajärjestelmiin, tehostavat entisestään hoitotarvikejakeluprosessin kokonaisvaltaista hallintaa.
Lisätiedot: myynti@polycon.fi