Pietarsaaren Sosiaali- ja terveysvirasto liittyi Effector Palvelusetelit -järjestelmän käyttäjäksi loppuvuodesta 2020. Effector Palvelusetelit -järjestelmä otettiin käyttöön tilapäisen kotihoidon, säännöllisen kotihoidon, omaishoidon tuki lomitus kotona, lakisääteisen omaishoidon, päivätoiminnan, tehostetun palveluasumisen ja vammaisten henkilökohtaisen avun palvelusetelien osalta.
Pietarsaari kuuluu Vaasan sairaanhoitopiiriin, jossa Effector-järjestelmä on ollut käytössä jo vuosia muun muassa terapian palveluseteleissä. Pietarsaari liitettiin Vaasan sairaanhoitopiirin Effector-ympäristöön, mihin Pietarsaarelle luotiin omat palvelusetelimääritelmät, taustaohjaukset ja käyttäjäasetukset.
Käyttöönotto toteutettiin suunnitellusti nopealla aikataululla ja tiiviillä yhteistyöllä
Nopeatahtisessa käyttöönottoprojektissa tärkeää on tiivis yhteistyö organisaation yhteyshenkilön kanssa. Yhteyshenkilö opastaa ja vie tietoa eteenpäin omassa organisaatiossa. Ajantasainen viestintä ja tiedon jakaminen edesauttavat uuden järjestelmän sisäistämistä.
”Monet ovat sitä mieltä, että setelien käyttö on lähtenyt hyvin käyntiin, ilman suurempia ongelmia mutta uuden järjestelmän sisäistäminen vie aina oman aikansa”, kertoo Pietarsaaren projektissa yhteyshenkilönä toiminut sosiaaliohjaaja Sari Hopponen.
”On ollut hyvä, että käyttöönottoprojektin aikana Pietarsaaren järjestelmän käyttäjille on ollut heidän omassa organisaatiossa käyttöönottoon perehtynyt yhteyshenkilö. Yhteyshenkilö on ollut helppo tavoittaa ja häneltä on saanut ohjausta tai apua, jos on ollut tarvetta. Yhteyshenkilönä toimiminen on auttanut, että yhteistyö myös Polyconin kanssa sujui erittäin hyvin. Käyttöönottoprojektin matka toteutettiin kokonaan etäyhteyksillä”, jatkaa yhteyshenkilönä toiminut Sari Hopponen.
Palvelusetelien käyttöönottoprojektin jälkeen toiminnan sujuminen on tärkeää. Polycon tarjoaa käyttöönottoprojektien päätyttyä Effector-järjestelmän vastuukäyttäjille asiakastukipalvelua sekä palvelutuottajille teknistä tukea palse.fi -portaalin toiminnoissa. Asiakastukipalvelut ratkovat pulmatilanteita sekä opastavat ja auttavat järjestelmän käytössä.